Commerce : tenue de caisse correcte exigée !

Tout commerçant doit tenir le compte des opérations financières quotidiennes en entrée (encaissements) et en sortie (paiements). A défaut, l’exactitude de la comptabilité peut être compromise.

Le livre de caisse enregistre a minima les opérations en espèces. Les recettes et les dépenses sont inscrites au fur et à mesure.

Si les mouvements journaliers de ventes sont peu nombreux et que les ventilations par nature de vente et par taux de TVA sont simples, le détail des recettes peut être inscrit directement sur l’agenda de caisse. Dans le cas contraire, le détail des recettes est inscrit sur un support spécifique (bande de caisse enregistreuse, brouillard de caisse, main courante), et l’agenda de caisse ne mentionne que la récapitulation journalière des recettes.

Les recettes d’un montant unitaire inférieur à 76 € peuvent être comptabilisées globalement en fin de journée, à condition qu’elles aient fait l’objet d’un paiement en espèces et au comptant et que les justificatifs soient conservés.

Ainsi, l’agenda de caisse permet le suivi des espèces en caisse en fin de journée. En fin de journée, le solde indiqué par l’agenda et le solde réel décompté doivent être identiques, et tout écart important ne résultant pas de simples écarts de rendu de monnaie devra pouvoir être justifié.

Un terminal de ventes numérique peut être utilisé à la place d’un agenda de caisse papier s’il permet l’enregistrement et la justification du détail des recettes (caisse enregistreuse), l’enregistrement du détail de tous les autres mouvements de caisse (entrées autres que les recettes et sorties de caisse), la détermination du solde de caisse, l’édition du journal de ces opérations.

Le commerçant doit donc pouvoir garantir que le logiciel ou le système de caisse informatisé qu’il utilise répond aux préconisations de l’administration fiscale. Sans certificat délivré par un organisme accrédité ou attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou du système de caisse, le commerçant s’expose à une amende de 7 500 €.

Sauf s’ils ont la qualité de commerçants (pharmaciens) ou si ils sont soumis à une comptabilité d’engagement, les professionnels libéraux doivent tenir un livre-journal au jour le jour présentant le détail de leurs recettes et dépenses professionnelles.

Un paiement doit être effectué par chèque, virement postal ou bancaire dans les cas suivants :

• Paiement supérieur à 1 000 € effectué par des particuliers domiciliés en France ou par des professionnels pour les besoins de leur activité
• Paiement supérieur à 10 000 € effectués par des particuliers non domiciliés en France (15 000 € dans certains cas)
• Paiement des traitements et salaires de plus de 1 500 €

Le fractionnement en plusieurs règlements reste soumis aux mêmes règles. Toute infraction expose à une amende fiscale égale à 5 % des sommes réglées en espèces.

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